پرائیویسی پالیسی

• Makes sure privacy is protected
• Ensures the program is shared with all staff
• اگر قواعد واضح نہ ہوں تو وہ آخری فیصلہ کرے گا

• Runs the privacy program
• Updates rules every two years or sooner if laws change
• Provides staff and funds for privacy work
• Reviews risks and systems
• آڈٹ مینیجر کے ساتھ مل کر ڈیٹا سیفٹی کی جانچ کرتا ہے

• تمام VDSS دفاتر کی حمایت کرتا ہے
• Helps new systems include privacy
• Reviews complaints
• Investigates possible breaches

• Teach staff about privacy rules
• Help provide training

• Make sure rules are followed in their teams
• مقامی پرائیویسی اور سیکیورٹی افسران کی تقرری کریں
• Report privacy problems to the Privacy Officer
• Ensure staff get training

• رسائی سے پہلے عملے کی تربیت لازمی ہے
• Manage risks
• پابندی پر قائم رہیں
• Appoint system administrators

• Decide how data is classified
• ڈیٹا کے استعمال کے لیے درخواستیں منظور کریں
• Set rules for access

• Protect data in local systems
• مقامی پرائیویسی رولز VDSS کے ساتھ شیئر کریں
• تربیت تخلیق کریں
• Prevent one person from full control over sensitive work

• Follow rules
• Sign acknowledgments each year
• مسائل کی فورا رپورٹ کریں
• ملازمت کے 30 دن کے اندر اور اس کے بعد ہر سال تربیت مکمل کریں

• Run systems safely
• Build privacy controls into daily work

• ڈیٹا کو محفوظ رکھیں
• Run systems in line with rules
• Give reports to Data Owners

The VDSS Privacy Program:

• Follows federal and state laws
• Protects data from misuse or loss
• Responds to privacy complaints
• پرائیویسی کنٹرولز کا جائزہ لیتا اور بہتر بناتا ہے
• Trains staff

• All staff, interns and contractors must finish privacy training.
• تربیت ملازمت کے 30 دن کے اندر اور ہر سال بعد ہونی چاہیے۔
• Records of training are kept.

• VDSS is the owner of all data collected.
• ڈیٹا اونرز رسائی اور تحفظ کے لیے قواعد مقرر کرتے ہیں۔

ڈیٹا کو یوں لیبل کیا گیا ہے:

• عوامی – can be shared
• Private – limited to staff
• خفیہ – very limited, protected by law

• Data can only be shared if the law allows.
• درخواستوں کی منظوری Data owner سے ضروری ہے۔

• Records must be kept only as long as needed.
• Old records must be destroyed safely.

• Clients can see their own records.
• اگر ریکارڈز غلط ہوں تو کلائنٹس اصلاح کے لیے درخواست کر سکتے ہیں۔

• کلائنٹس کو قانون کی اجازت سے باہر ڈیٹا شیئر کرنے سے پہلے رضامندی دینی ہوتی ہے۔

• کلائنٹس پرائیویسی کمپلینٹ فارم جمع کرا سکتے ہیں۔
• VDSS کو جواب دینا اور مسائل حل کرنا چاہیے۔

• تمام عملے کو فوری طور پر پرائیویسی کی خلاف ورزیوں کی اطلاع دینی ہوگی۔
• Breaches will be reviewed and fixed.
• Clients will be told if their data was part of a breach.

• Devices with data must be kept safe.
• پرانے آلات کے ڈیٹا کو دوبارہ استعمال یا تلف کرنے سے پہلے مٹانا ضروری ہے۔

• All new projects must consider privacy.
• Risks must be reviewed before new systems go live.

• VDSS Privacy Program must be reviewed every two years.
• Staff must know where to find privacy policies.

• Staff with access to data must be screened before hire.
• Job roles decide what data can be seen.

• سسٹمز کے پاس پرائیویسی کے تحفظ کے لیے اوزار ہونے چاہئیں۔
• رپورٹس چلائی جائیں گی تاکہ خطرات کی جانچ کی جا سکے۔

• پرائیویسی اور سیکیورٹی ساتھ ساتھ چلتی ہیں۔
• VDSS انفارمیشن سیکیورٹی پروگرام گائیڈ کی پیروی کرتا ہے۔