The Virginia Freedom of Information Act (FOIA) is governed by § 2.2-3700 et. seq. of the Code of Virginia اور guarantees Virginia residents and media representatives access to public records held by public bodies, officials and employees.
What is a Public Record?
A public record is any document or recording prepared, owned by or in the possession of a public body or its officers, employees or agents in the transaction of public business.
This includes:
- Paper records
- Electronic files
- Videos or audio recordings
All public records are presumed to be open, and may only be withheld if a specific, legal exemption applies.
Requesting VDSS Public Records
- You may request records by U.S. Mail, e-mail, or over the phone.
- There is no specific form that must be used to make a FOIA request.
- The request must identify the records you are seeking with "reasonable specificity" so that we can accurately identify اور locate the records that you are seeking. You do not need to provide a reason for the records being requested.
- Your request must include your name and legal address to assist in determining your eligibility to receive Virginia-sourced public records.
- We can only provide records or documents that already exist. FOIA does not apply to general questions about the work of VDSS and does not require VDSS to create a record that does not exist.
- آپ کاروبار کے باقاعدہ کورس میں VDSS کے استعمال کردہ کسی بھی فارمیٹ میں ریکارڈ حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ عام طور پر، ریکارڈز الیکٹرانک طور پر ای میل کے ذریعے یا پرنٹ شدہ کاپی کے طور پر فراہم کیے جاتے ہیں۔
- Prior to submitting your request, please review the عام قانونی استثنیٰ to ensure your record is allowable for public disclosure in accordance with FOIA. For example, FOIA does not allow the provision of records related to child protective services and foster care.
How to Request Records from VDSS:
E-mail: FOIA@dss.virginia.gov
Mail: ورجینیا ڈیپارٹمنٹ آف سوشل سروسز
c/o FOIA Officer
5600 Cox Rd.
گلین ایلن، VA 23060
The Freedom of Information Advisory Council is available to answer any questions you may have about FOIA. The Council may be contacted by e-mail or by telephone at 804-698-1810 or (toll free) at (866) 448-4100.
لاگتیں
- It is free to make a records request. However, the Virginia FOIA allows us to charge for the actual costs of responding to FOIA requests. This includes staff time to search, review and/or redact the requested records, copying costs or any other costs directly related to supplying the requested records.
- آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ ہم ان ریکارڈوں کی فراہمی کے چارجز کا تخمینہ لگائیں جن کی آپ نے پیشگی درخواست کی ہے یا درخواست بھیجے جانے کے وقت۔
- آپ کی درخواست پر آگے بڑھنے سے پہلے ہمیں کسی بھی متعلقہ اخراجات کے لیے آپ کی ادائیگی وصول کرنے کی ضرورت ہوگی۔ VDSS کو ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے دیے گئے وقت کو اس وقت سے روک دیا جائے گا جب سے ادائیگی موصول ہونے تک لاگت کا تخمینہ فراہم کیا جاتا ہے۔
- If we estimate that it will cost more than $200, we will require a deposit of 50% of the total estimated cost before proceeding with the request.
- ورجینیا ڈیپارٹمنٹ آف سوشل سروسز کو لکھے گئے چیک یا منی آرڈر کے ذریعے ادائیگی کی جا سکتی ہے۔ براہ کرم FOIA درخواست کنندہ کے نام کا حوالہ دیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ادائیگی FOIA کی مخصوص درخواست پر مناسب طریقے سے لاگو ہوئی ہے۔
Payment can be sent to:
ورجینیا ڈیپارٹمنٹ آف سوشل سروسز
c/o FOIA Officer
5600 Cox Rd.
گلین ایلن، VA 23060
- If you need to lower the cost, VDSS is available to offer suggestions to modify the request.
- If you owe money from a previous FOIA request that has remained unpaid for more than 30 days, VDSS may require payment of the past-due bill before it will respond to any new FOIA requests.
FOIA کی درخواست کرنے کے بعد کیا ہوتا ہے۔
- VDSS آپ کی درخواست موصول ہونے کے پانچ کام کے دنوں کے اندر درخواست کا جواب دے گا۔ پانچ دن کی مدت درخواست موصول ہونے کے بعد پہلے کام کے دن سے شروع ہوتی ہے اور اس میں ہفتے کے آخر یا تعطیلات شامل نہیں ہیں۔
- You will be notified if VDSS does not have records related to your request or if there are specific statutory exemptions to the records requested.
- بعض صورتوں میں، ریکارڈ کا کچھ حصہ فراہم کیا جا سکتا ہے جبکہ کچھ حصوں کو دوبارہ تبدیل یا روک دیا جانا چاہیے۔ تاہم، ہم آپ کو درخواست کردہ ریکارڈ کا ہر وہ حصہ فراہم کریں گے جو قانون کے ذریعہ قابل اجازت ہے۔
- If it is not practical or not possible to provide the record within the five-day period, we will notify you that we will need the seven additional working days to provide the requested records.
عام قانونی استثنیٰ
The Code of Virginia allows any public body to withhold certain records from public disclosure. VDSS commonly withholds records subject to the following exemptions:
- Personnel records
- Records subject to attorney-client privilege or attorney work products
- Vendor proprietary information
- Records relating to the negotiation and award of a contract, prior to a contract being awarded
- Client records
- Confidential records and information related to child protective services and child-placement agencies
اضافی معلومات
- Child Welfare Records: Maintained by your local department of social services (LDSS), not VDSS. Requests must go directly to the LDSS.
- Adult Protective Services (APS) Records: Maintained by the Department for Aging and Rehabilitative Services (DARS) or your LDSS
- Local vs. State Records: Some records are only held locally. VDSS cannot forward requests but will provide contact information if possible.
- Identity Verification: If requesting your own records, you must provide a photo ID and a notarized or sworn statement.
- Third-Party Records: If requesting someone else’s records, you must provide authorization or proof that the individual is deceased.
میرا مقامی شعبہ تلاش کریں